Цаиаимаге / Сам Едвардс / Гетти Имагес
Е-пошта је један од главних начина на који људи сада шаљу писмену комуникацију и мало је вероватно да ће се икада променити. Једноставно је, брзо и не захтева печат.
Прошли су дани када требате да сачекате недељу или више да бисте добили писмо или одговор у пошти. Није потребно хитно возити до поште да бисте одмерили коверте и покупили довољно маркица за рачуне и писма. У ствари, многи се људи никада нису ни обратили на коверти нити послали писмо путем америчке поште.
Е-пошта је постала један од најлакших и најбржих начина за комуникацију и лично и у послу. Ово је постало таква појава да се све поузданија поштанска служба Сједињених Држава труди да пронађе начине да остане у послу.
Стога не чуди да је етикета е-поште, често називана нетикетом, врућа тема тренутне културе. Свакодневно шаље е-пошту широком делу америчке популације. Већина предузећа користи е-пошту за комуникацију са запосленима током дана. Скоро свако домаћинство има бар један рачунар са приступом интернету, а унутар тих домаћинстава су маме, тате, деца, тинејџери и можда чак и баке и деке, а сви или већина њих примају и шаљу е-пошту.
Живимо у микроталасној, интернетској друштвеној мрежи, и нико не жели да одвоји време за писање дугачког писма, иако је толико интимније и личније. Ипак, постоје многе околности у којима е-пошта функционира боље од пужеве поште. Ево неколико етикета и не морате имати на уму приликом састављања белешки е-поште.
- Припремити. Пре него што почнете са уносом е-поште, било да је ријеч о почетној напомени или одговору, запитајте се шта желите да комуницирате. Укратко, која је ваша сврха писања? Једном када знате, пре читања можете прочитати е-пошту пре него што га пошаљете да бисте били сигурни да сте постигли свој циљ. Ако чини оцену, пошаљите је; ако је текст збуњујући, оштар или нејасан, можда бисте требали почети поново. Комуницирајте. Запамтите да комуницирате са стварном особом која ће примити ову пошту. Имајући то у виду, требало би да му се обратите по имену и да будете поштовани. Ако је ово одговор на примљени е-маил, требало би да одвојите време да одговорите на било која питања или захтеве на почетку белешке. Диши. Сви смо у неком или другом тренутку криви што смо изгубили смиреност. Ако примите е-пошту која вас љути или узнемирује, не одговарајте у натури. Крените високом цестом и одговорите само да потврдите примитак или одвојите мало времена пре него што одговорите како бисте се могли смирити и одговорити добро осмишљеном поруком. Никада не желите да на љутњу одговорите на е-пошту (или било који други облик комуникације). Кад смо љути, склони смо рећи (или написати) ствари које или не мислимо или не требамо рећи. Имајте на уму да једном када вам се е-пошта пошаље, заувек је вани. Будите транспарентни. Редак предмета треба да буде истинит приказ зашто контактирате са примаоцем. Користите изразе који се односе на предмет поште. То се односи без обзира да ли састављате пословни или лични е-маил. На пример, ако својој мајци пишете е-пошту о њеној посети следеће недеље, у вашој линији би требало да пише нешто попут „Ваша посета“. Истраживање. Ако пословном сараднику шаљете е-пошту, прикладно је да користите његово презиме и наслов. Обавите истраживање и правилно се обратите примаоцу. Предсједнику компаније се може обратити као господин Таилор или предсједник Таилор. Провера правописа. Употреба провере правописа важна је када комуницирате писменим путем. Када пошаљете биљешку пуну грешака, она говори да сте неиспавани или да не обраћате пажњу на детаље. Покушајте да увек покренете провјеру правописа или користите програм који се аутоматски исправља. А затим га поново прочитајте како бисте били сигурни да речи које желите да употребите нису аутоматски исправљене на нешто другачије. Испитати. Требало би да одвојите додатних неколико секунди или минута који су потребни да бисте брзо прочитали било који е-маил који планирате да пошаљете. Одвојите овај пут да измените непријатне реченице или да ставите било које интерпункцијске знакове. Пазите на тон. Понекад се порука е-поште може разликовати од оне коју сте намеравали. Тон е-поште је врло важан и подједнако је важан као и ваша порука. Пошто је ово писана комуникација, требали бисте бити сигурни да је ваш тон пријатан и да је истински приказ онога што желите да кажете. Запамтите да ваш прималац не може чути цукање у вашем гласу нити да види осмех на вашем лицу. Ако не желите да предуговорите све што напишете, требало би да избегавате било који језик у е-пошти који може бити погрешно схваћен на било који начин. Будите кратки и драги. Покушајте да не пишете роман када шаљете е-пошту. Већина људи заиста не жели толико читати у е-поруци. Ако је порука е-поште нужно дуга, покушајте да помогнете примаоцу истицањем кључних концепата, коришћењем тачака са метком или резимирањем теме у почетном параграфу. Комуницирајте добро. Не желите да збуните свог читатеља, зато одвојите време да будете јасни и сажети у свом писању. Ако шаљете е-пошту пријатељу, можете бити лежернији у свом стилу писања. Међутим, ако се ради о пословној комуникацији, користите одговарајућу граматику и избјегавајте кориштење симбола или емојиса који чине да изгледате мање професионално.
Комуникација путем е-поште је врло популарна. Узмите времена да се упустите у Златно правило и отићи ћете дугим путем према углађеном професионалном нетикету.
