нират / Гетти Имагес
Хрпе папира представљају бол, а управљање системом за кућно архивирање може представљати потешкоће. Међутим, требате да се закачите на неке документе јер никада не знате када ће вам затребати.
Колико дуго вам је потребно да чувате своје порезе, примања, банковне изводе и друга важна документа? Свака врста документа је различита, тако да ћете желети да задржите сву своју документацију довољно дуго пре пуцања резача, чак и ако мислите да сте завршили са њима.
Одржавање обрадивог система за подношење пријава код куће
Један кључ за креирање извештавајућег система кућног архивирања је да почнете да смањујете количину папира коју добијате. То заиста може смањити количину папира коју ћете морати да растресите или предате. То значи да се решавате нежељене поште, пријавите се за е-рачуне и не прихватате летаке, купоне које никада нећете користити, каталоге које никада нећете прочитати или друге ефемере за које сматрате да требате да се задржите када вас познају заиста не.
Други корак је осигурати да имате добар систем за управљање поштама. Што ефикасније рукујете поштом када стигне, ређе ћете морати да радите велику сесију фиксирања, резања и рециклирања.
Подесите електронски систем
Ослобађање од архивирања папира постављањем електронског система архивирања уштедиће вам простора и решиће вас нереда на папиру. Данас електронски систем архивирања има пуно смисла јер је лакши него икад.
Да бисте започели, потребан вам је скенер и место за смештање датотека: систем фасцикли на рачунару и сигурносна копија у облаку, као и спољни чврсти диск. Што више резервних копија имате - код куће и ван ње - спремнији ћете бити да избаците гомилу папира без бриге да ћете изгубити нешто важно.
Подесите опште фасцикле за различите врсте докумената (нпр. Домаћинство, порези, ауто, изводи из матичне књиге рођених, итд.) Не морате бити превише прецизни са чувањем докумената јер се електронски системи за архивирање могу претраживати.
Затим скенирајте сваки документ и спремите га у мапу у складу са садржајем. Свакако додајте јединствено име датотеке да бисте га описали како бисте га брзо пронашли путем функције претраживања на рачунару. Такође, додавање датума на крају имена датотеке може вам помоћи да разликујете исту врсту документа из различитих временских периода. На пример, уместо да зовете рачун за услужни програм утилитистатемент.пдф, именовајте га утилитистатемент-Феб2019.пдф.
Доступан је и низ апликација које вам могу помоћи да брзо снимите и сачувате разне документе. Многима се може управљати путем вашег паметног телефона или таблета, тако да се можете ослободити папирологије (посебно признаница) када нисте ни близу свог кућног рачунара.
Чување копија
За ваше најважније документе, стручњаци саветују чување вишеструких копија. То може значити чување једне копије у вашем облаку и друге на тврдом диску. То такође може значити чување једне копије у вашој електроничкој пријави и једне папирнате копије у ватроотпорном сефу.
Документи заувек чувати
Велики број докумената требало би да се вечно чува. Ово су најважнија која ће вам можда бити потребна у било ком тренутку у будућности из различитих разлога. Осигурање да се чувају на сигурном месту и да је копија сигурна уштедеће вам много времена када је потребно.
- Академска евиденција: Дипломе, транскрипти и било који портфељни посао који би се у будућности могли користити приликом пријављивања за посао.Дописи за прихватањеБаптисмал ЦертификатиБиртх потврдеДеатх цертификат: Може бити потребно у порезне сврхе.Дривер'с лиценцеДне евиденције о запослености: било какве клаузуле, споразуми, дисциплински досијеи и прегледи перформансиМедицински записиВојни записиПпортистиПреписи о пензионисању и пензијским картицама Социјалне сигурносне картице
Документи се чувају за одређено време
Замислите да се на вашем столу гомилају банковни изводи и рачуни. Након чак само деценију, та хрпа ће вероватно бити невјеројатно велика. Постоји много врста докумената - углавном финансијских - које би требало да чувате одређено време, али не треба да их чувате заувек. Можда ћете требати да их упућујете месечно или недељно, а онда постају само још један комад папира који ствара неред.
Шкакљив дио је знати када се можете ријешити ове врсте записа. Нема доброг одговора за све, али препоручене смернице на основу тога шта је:
- Изводи из банке: Месечни рачуни: Једна година за било шта у вези са порезом или гаранцијом; све остале рачуне треба да се уништавају чим буду уплаћени. Рачуни за кредитне картице: Растурајте одмах када су плаћени. Примања за унапређење куће: Чувајте док се кућа не прода. Подаци о инвестирању: Седам година након што сте затворили рачун или продали хартија од вредности..Најам: Држите се док се не преселите и не примите свој депозит од станодавца. Плаћања и исплате плаћања: Једна година, или док не примите свој В-2 извод за ту пореску годину. Приходи од продаје: Држите за вијек гаранције за велике куповине као што су уређаји и електроника. За ствари као што су намирнице и одећа, чувајте рачун само док не будете знали да вам неће требати повраћај робе. Порезни документи: Седам година, укључујући ваше подношење и све пратеће документе као што су В-2 и потврде. Чувајте док се брод, аутомобил или мотоцикл не продају.
Како се ослободити докумената
Резање докумената је главни начин да се заштитите од крађе идентитета. Као опште правило, постоје одређени документи који апсолутно треба да се уништавају. Ово укључује све бројеве рачуна, датуме рођења, девојачка имена, лозинке и ПИН-ове, потписе и бројеве социјалног осигурања.
Ако су документи још увек „активни“ - требате их задржати за референцу - сместите их у ваш матични систем пријаве по темама. Комадите их само кад их више не користите.
Какви документи да се униште
Када завршите са овим документима и више вам нису потребни, слободно их исеците:
- Рачуни на банкомату Изјаве о банкама Копије рођених сертификатаОтврђене и поништене чековеКредитне картицеКредитни извештајиДривергове лиценце (истекле) Документи о запошљавању који имају било какве идентификационе податкеПрошиве путовнице и визеКњигати за инвестиционе бројеве Правни документи Инвестиције, залихе и имовинске трансакцијеИтементи са потписом (закупи, уговори, писма, итд.) стоматолошке евиденције Папири са бројем социјалног осигурањаПассвордс или ПИН бројевиПаи стубсПрепоручене апликације за кредитне картицеРецепти са чековима бројева рачуна, бројевима кредитних картица или било којим другим идентификацијским информацијамаТак обрасциТранскрипти с идентификацијским информацијама Путовања пута Кориштене авионске картеКориснице за комуналне услуге (телефон, плин, електрична, вода, кабловска ТВ, интернет итд.)
Све остало - као што је папирологија - можете једноставно рециклирати. Обавезно поставите флексибилан систем архивирања како бисте могли да држите ове документе у провери. Такође је добра идеја навикнути се редовно да прегледавате своје чуване документе. Покушајте то учинити када плаћате рачуне, подносите порез или се бринете за сличан понављајући задатак да не заборавите и да вам папири измакну из руку.
