Гетти Имагес
Дакле, имате све то за сваки дан и ваш попис обавеза је пун - како знате шта прво, друго и треће?
Прилично се сви осећају као да имају превише посла и премало времена за то. Често тај преплављени осећај произлази из немогућности давања приоритета свим оним наизглед хитним задацима. Ако сматрате да вам се попис обавеза повећава из минута у минуту и не знате ни где да започнете, ево како да идентификујете, процените и одредите приоритете својих задатака.
1. Направите листу
Пре него што покушате да сортирате своје обавезе према важности, одвојите време да саставите свеобухватни списак свега што вам је потребно или желите да остварите. Поделите своју листу на одељке за различите врсте задатака. Те категорије могу да укључују:
Дневни или седмични задаци
То су свакодневни „до-до“ који могу бити лични (планирање оброка и куповина намирница) или повезани са послом (седмични састанак тима.) Ако већ следите свакодневну рутину, бићете упознати са овим задацима; ако не, ово је прави тренутак да га креирате. Оно што укључите може варирати - неки људи неће морати подсећати да проверавају е-пошту или купују намирнице, али други ће ценити структурисане подсетнике да изврше одређене акције у одређено време или у одређене дане.
Задаци са роковима
Очигледно је да то треба урадити до одређеног датума и захтевати претходну припрему. Примјери могу бити школски листови који треба стићи за три тједна или забава коју планирате за шест мјесеци. Ове врсте задатака - често звани пројекти - касније се могу рашчланити на мање компоненте - на пример, „писање папира“ може бити разбијено на читање релевантних књига, организовање белешки, писање контура, писање првог нацрта и тако даље на.
Понављајући се задаци
Оне се не јављају на дневној или недељној фреквенцији, али нису ни једнократни пројекти. Понављајући се задаци могу укључивати састанке стоматолога или вршење ваших кварталних пореза.
Мотивисани, потребни задаци
Ово су задаци или пројекти за које знате да морате да радите, али нико вас неће правити. Они ретко, ако икада, имају уграђено временско ограничење. Размислите о побољшању веб странице малог предузећа или проналажењу новог пружатеља примарне неге.
Селф-мотивирани, нису потребни задаци
Ово су угодније активности које ипак падају успут као и други, очигледно потребни задаци. Размислите о читању ради задовољства или о раду на хобијима.
Неки дан задаци
Ови задаци леже на дну ваше листе обавеза или на крају вашег ума, али обично их не треба обавити ускоро, или икада. Пример: бојите своје радијаторе.
2. Организујте своју листу
Након што све набројите, прво можете смислити шта треба прво урадити и организовати свој распоред. (Како то физички радите - на листу папира, планеру, апликацији, мрежном календару или на неки други начин - мање је битно што одаберете метод који ће одговарати вама и који ћете користити.) Ево неких критеријума да размишљају о:
Хитно или важно
Сви се задаци могу сортирати у једну од четири категорије. Хитне и важне задатке треба прво обавити, што пре; хитни, али не и важни задаци могу се делегирати ако је могуће, али ако не, ваш распоред треба да садржи довољно флексибилности и додатног времена да их прихватите када се појаве; важни, али не и хитни задаци, треба планирати добро унапред како не би постали хитни; задаци који нису ни важни ни хитни могу се потенцијално елиминисати, мада ако у њима уживате, они би требали бити урађени у вашем распореду како их не би згужвале захтјевније обавезе.
Процените вредност
О вредности задатка можете просудити на више начина. Могло би се догодити да ли су други људи погођени и колико су ти људи важни (одобравање шефа и добробит деце која зависе од вас да су важнија од, рецимо, мишљења групе странаца са којима сте се сложили да бисте се придружили састанку.) Такође можете доделити високу вредност задацима за које се дугорочно исплаћујете или за које једноставно сматрате да су корисне.
Једна референца на коју ћете вероватно наићи када читате о задавању приоритета јесте правило 80-20 или Парето принцип, који каже да 80% ефеката потиче од 20% узрока. Ово може или не мора да се покаже да је истинито за вас, али је добар подсетник да идентификујете на шта заправо трошите време и на који се ваш труд исплаћује.
Време и флексибилност
Функционални распоред омогућава промене и препознаје временска ограничења. Будите реални када одредите приоритете и планирате своје дане. Када сте у недоумици, прецените време које ће вам дати задатак.
Ако вам два задатка доспевају истовремено, избор са којим ћете започети зависи од вашег најбољег рада. Неки радије извуку једноставнији задатак из начина да се концентришу на сложенији; други ће се осетити ако први крећу на тежи задатак и нека или све то ураде пре него што крену даље. Имајте на уму да не морате да предузмете један задатак или пројекат од почетка до краја пре него што пређете на следећи - осим ако, наравно, не будете сматрали да рад на тај начин повећава вашу продуктивност.
Ограничите своје дневне обавезе на највише три. Дан може да обухвати и мање задатке који су рутински или мање важни или хитни, али пуњење великих задатака вероватно ће довести до стреса и разочарања.
Запамтите да се приоритети могу променити - ако вам шеф треба сада да нешто урадите, ваш претходни први приоритет вероватно ће се срушити на други. То је још више разлога да уградите више времена у свој распоред како бисте омогућили флексибилност.
3. Скупни задаци
Задавање група је један од најефикаснијих, најефикаснијих начина да се изврше ти нагонски, све-време-так задаци. Групирање једноставно значи да радите на истој врсти задатака изнова и изнова пре преласка на нешто друго. Први корак је препознати задатке које обављате изнова и изнова, а затим подесите једноставан тијек рада за њих. Затим се истовремено бавите тим задацима користећи тај тијек рада.
Групирање захтева извршавање сличних задатака који захтевају сличне ресурсе у "серијама" да би се побољшала ефикасност и продуктивност. Ево неколико примера:
- Плаћајте све рачуне у исто време. Отворите сву пошту једном недељно и вршите акције уместо да их остављате сваки дан да се слажу и да никада не стижете до њега
Сметање вам омогућава да уђете у утор радећи исти задатак изнова и изнова тако да не морате губити време на проналажење упутстава или шта бисте требали учинити следеће.
4. Уклоните задатке
Једном када набројите све своје задатке и сортирате их од најважнијег до најмање, постаће јасно који су то задаци на дну листе. Они се понекад могу делегирати неком другом, али ако то није могуће, морате одлучити да ли ћете заказати време за њих или их елиминисати.
Можда имате задатке на својој листи које не морате радити или чак не желите да радите, али осећали сте притисак да их додате у неком тренутку (идите у теретану, похађајте књижни клуб.) Они се могу у потпуности елиминисати.
Коначно, могуће је једноставно имати превише посла - ако не можете све завршити, процијените своје радно оптерећење како бисте утврдили да ли вам је потребно само још неке праксе у одређивању приоритета или морате ли некоме рећи да више не можете наставити да радите одређени задатак.
