Портра / Гетти Имагес
Већина организација које имају више од шаке људи мора имати снажну стратегију комуникације и за унутрашњу и за спољну комуникацију. Било да се ради о нотификацијама о променама политике, свакодневним процедурама или било чему под сунцем, запослени морају да знају о важним стварима.
Ово такође укључује израду плана за потез у канцеларији и израду листе за кретање.
Иако можда мислите да постоји толико много корака до планирања у канцеларијском премештају да немате времена ни да размишљате о комуникацији, заиста вам је потребно да одвојите дан или два да креирате чврсту стратегију која ће обавестити и запослене и ваше клијенте предстојећих промена.
Оно што је веома важно, желите да запослени буду директно укључени у потез, јер ће они на тај потез вероватно највише утицати.
Кључне интерне поруке
Кључне поруке треба да укључују време, паковање, затварање канцеларија, нови изглед канцеларије и детаље о новој локацији.
- Временска линија: Обавезно наведите све кључне кораке корака како би сви знали шта могу да очекују и када. Упутства за паковање: Омогућите особљу упутства како да спакују своје канцеларије или кабине за селидбу. Ово треба да укључи где треба набавити материјал за паковање, шта су они одговорни за паковање и рокове. Напредно обавештење о затварању канцеларије: Током селидбе можда ћете морати да затворите канцеларију како бисте омогућили коначно паковање и померање канцеларијске опреме и намештаја. Проверите да ли је ваше особље свесно ових датума и да ли ће и како наставити посао током селидбе и како ће то утицати на њихов распоред рада и оптерећење посла. Нови канцеларијски план: Особље ће желети рано да сазна како ће изгледати нови простор и како ће канцеларије бити постављене. Да ли ће и даље имати свој простор или ће сада бити у кабини или отвореном тлоцрту? Обавезно направите начин да информишете особље о томе како се њихов радни простор може променити. Нова локација, могућности паркирања и путовања: Обезбедите особљу све потребне информације о новој локацији како би могли припремити превоз до новог простора.
Начини приопћавања циљева особљу
Начин на који достављате поруку треба да се одлучи према врсти поруке. На пример, временска линија се лако може испоручити путем интранета ваше компаније; будући да се затварања канцеларија могу најбоље представити на састанку особља како би се осигурало постављање и одговор на питања.
- Интранет: За оне компаније или организације које имају интранет, ово је обично најбоља платформа за већину порука. Омогућује лако ажурирање датотека и информација које могу допријети до свих запослених. Лични састанци: Без обзира на поруку, састанци особља су добро место за објављивање и пружање шансе особама да проведу комплетну дискусију. Такође можете да користите време за састанке да бисте прегледали како ће се информације саопштавати тако да особље зна да ће бити обавештени. Е-пошта: Иако је адреса е-поште једноставна, није увек најбољи начин преношења информација. Не желите да пошаљете толико е-порука да људи не могу да пронађу информације када им требају. Ако користите е-пошту, обавезно је користите само да бисте људима рекли где могу да добију те информације. Уобичајене мапе: Ако немате интранет, направите заједничку фасциклу на мрежном диску којој могу да приступе сви. Огласна табла: Можете користити физички простор за постављање информација. Људи то могу често да провере, а такође пружа и место на којем се људи могу окупљати и разговарати о својим бригама.
